Mengirimkan Surat Penagihan Dilampiri Faktur Penjualan

1. Mencocokkan kelengkapan dan kesesuaian bukti transaksi

Setelah bagian penagihan membuat surat penagihan yang berdasarkan faktur penjualan seperti diatas, kemudian mereka mengirimkan barangnya kepada pelanggan, sedangkan tembusannya didistribusikan kepada fungsi atau bagian yang lain, yang terkait dengan faktur penjualan tersebut.

Faktur penjualan merupakan suatu pemberitahuan yang dikirimkan kepada pelanggan tentang pengiriman barang dan kewajiban pembayaran oleh pelanggan, dimana faktur penjualan tersebut juga digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya atau terjadinya piutang. Faktur penjualan yang dibuat oleh bagian penagihan tersebut dengan diberi nomor urut yang tercetak dan pemakainya dipertanggung jawabkan oleh bagian penagihan.

Pemberian nomor urut tercetak ini dimaksudkan untuk pengawasan terhadap penggunaan formulir dari faktur penjualan tersebut. Hal ini juga berlaku untuk penggunaan formulir-formulir yang lain. Pengawasan penggunaan formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasi terjadinya transaksi keuangan.

Salah satu cara untuk mengendalikan formulir yang berate juga mengendalikan terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan dari transaksi keuangan adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut dan tercetak. Kesemuanya itu adalah untuk menciptakan praktek yang sehat dalam penggunaan formulir dalam suatu perusahaan.

Penggunaan formulir bernomor urut tercetak tersebut dipertanggung jawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam proses penjualan yang merupakan formulir pokok yaitu surat order pengiriman dan faktur penjualan harus bernomor urut dan tercetak dan penggunaannya dipertanggung jawabkan oleh bagian order penjualan dan bagian penagihan.
2. Prosedur Penagihan

Seperti telah dijelaskan diatas, bahwa bagian penagihan dalam transaksi penjual kredit mempunyai tanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur atau tembusan faktur pejualan bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan bagian transaksi. Bagian penagihan menerima tembusan surat order pengiriman dari bagian pengiriman. Dengan dasar dokumen copy surat order inilah kemudian bagian penagihan membuat faktur penjualan.

Faktur penjualan dengan beberapa tembusannya kemudian didistribusikan kepada beberapa fungsi atau bagian yang terkait, seperti telah diuraikan diatas. Prosedur fungsi penagihan atau bagian penagihan membutuhkan tanda tangan kreditur penjualan atau otorisasi, maka pada saat itulah terjadinya piutang yang berarti dapat menyebabkan kekayaan perusahaan menjadi bertambah, diakui dan dicatat berdasarkan dokumen faktur penjualan. Pengisian mengenai informasi harga satuan dan syarat penjualan ke dalam faktur penjualan didasarkan pada harga satuan dan syarat penjualan lain yang telah ditetapkan oleh Direktur Pemilik Perusahaan