Menyediakan dan Mendistribusikan Copy Faktur

1. Bagian-bagian yang Terkait dengan Transaksi Penjualan

Bagian-bagian atau fungsi yang terkait dengan transaksi penjualan kredit adalah:

a. Fungsi Penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pelanggan, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta orientasi kredit, menemukan tanggal pengiriman dari gudang mana barang akan dikirim dan mengisi surat order pengiriman dan tembusannya kemudian mendistribusikan surat order penjualan tersebut.

b. Fungsi Kredit

Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan adalah merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, terlebih dahulu harus diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

c. Fungsi Gudang

Dalam transaksi penjualan kredit ini, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barnag yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjuaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barnag yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditanda tangani oleh fungsi penjualan.

e. Fungsi Penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

f. Fungsi Akuntansi

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul atau terjadi dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan piutang kepada para pelanggan, serta membuat laporan penjualan. Disamping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijurnal ke dalam kartu persediaan.
2. Pengelompokkan Umur Piutang

Setiap akhir periode akuntansi misalnya akhir bulan atau akhir tahun dibuat daftar piutang. Daftar piutang adalah rincian saldo piutang menurut nama langganan pada suatu saat tertentu. Agar supaya dapat diketahui berapa lama piutang suatu pelanggan telah berlalu, maka daftar piutang biasanya dikelompokkan menurut umur.

Umur piutang adalah jangka waktu sejak dicatatnya transaksi penjualan sampai dengan saat dibuatnya daftar piutang. Ada kalanya nomor piutang dikelompokkan menurut jumlah hari tertentu. Misalnya: piutang yang berumur 1-30 hari.

· Piutang yang berumur 31-60 hari

· Piutang yang berumur 61-90 hari

· Dan seterusnya

Sehingga saldo piutang untuk satu pelanggan mungkin bisa termasuk dalam dua atau lebih kelompok umur piutang.

3. Daftar Umur Piutang

Daftar piutang dikelompokkan menurut umur piutang adalah seperti berikut:

a. 1-30 hari

b. 31-60 hari

c. 61-90 hari

d. 91-120 hari

e. >120 hari

Saldo-saldo piutang dalam umur piutang tersebut diatas diambil dari kartu piutang untuk masing pelanggan. Sedangkan pengelompokkan umur piutang dilakukan dengan cara seperti yang telah dijelaskan diatas.