Membuat Surat Penagihan Berdasarkan Faktur Penjualan

1. Pengertian Syarat Kredit dan Memo Kredit

Syarat kredit adalah syarat untuk memperoleh kredit oleh pelanggan kepada perusahaan yang akan memberi kredit akibat adanya transaksi penjualan secara kredit. Syarat kredit sangat diperlukan untuk memberikan batasan waktu kredit oleh perusahaan harus dipenuhi oleh pelanggan, agar supaya pelanggan membayar pinjaman sesuai dengan pinjaman yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Misalnya: Syarat = 2/10, n/30 , Syarat = n/60 , Syarat = n/10 EOM

Memo kredit adalah dokumen pencatatan piutang yang digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan, jika dilampiri dengan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, maka merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan. Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang dari pelanggan harus di otorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.

Adapun fungsi yang terkait dalam melaksanakan retur penjualan adalah:

a. Fungsi Penjualan

Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pelanggan. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi penerimaan.

b. Fungsi Penerimaan

Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

c. Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan ini tercatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.

d. Fungsi Akuntansi

Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan pencatatan barang akibat adanya retur penjualan mengenai berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan barang akibat adanya retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. Selain itu, fungsi akuntansi ini juga bertanggung jawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.

Adapun dokumen yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah:

a. Memo Kredit

Dalam pencatatan transaksi retur penjualan, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini dilakukan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima kembali barang yang dikembalikan oleh pelanggan.

b. Laporan Penerimaan Barang

Dalam transaksi retur penjualan, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksa barang yang diterima dari pelanggan.
2. Membuat Surat Penagihan Berdasarkan Faktur Penjualan

a. Bagian Penagihan

Bagian penagihan dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini mempunyai tanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur atau tembusan faktur penjualan untuk kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh bagian akuntansi.

b. Surat Penagihan

Surat penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pelanggan karena pelanggan tidak mau atau belum melunasi hutangnya atas barang-barang yang telah diterima, sedangkan jangka waktu atau jatuh tempo pembayaran sudah lewat. Hal tersebut dapat terjadi karena pelanggan lupa atau karena hal-hal lain, baik disengaja atau tidak disengaja. Pelanggan yang seperti itu harus mendapat perhatian khusus, antara lain dengan dikirimi surat penagihan

Dalam menulis surat penagihan harus dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana, sebab pelanggan yang belum melunasi hutang-hutangnya mungkin sedang dalam keadaan kesulitan, misalnya barang dagangannya belum laku. Untuk itu harus berkali-kali karena harus mempertimbangkan hubungan baik yang sudah terbina, diusahakan hubungan baik yang sudah terbina tersebut jangan sampai putus atau rusak. Adapun hal-hal yang perlu dicantumkan dalam membuat surat penagihan adalah sebagai berikut:

· Memberitahukan jangka waktu yang sudah jatuh tempo

· Jumlah pembayaran yang harus dibayar

· Menunjukkan tanggal dan nomor faktur penjualan yang belum dilunasi

· Cara pelunasan pembayaran

· Hal-hal lain yang dianggap perlu

c. Tahap-tahap Pengiriman Surat Penagihan

Penulisan surat penagihan dapat dilakukan dalam beberapa tahap, yaitu:

1. Satu minggu waktu pelunasan (jatuh tempo) penjual mengirimi surat penagihan pertama yang sifatnya mengingatkan kemungkinan pemberi atau pelanggan lupa atau karena hal-hal lain.

2. Apabila surat penagihan pertama tidak diperhatikan, maka penjual dapat mengirim copy surat penagihan yang kedua dengan melampirkan foto copy surat penagihan yang pertama, karena kemungkinan surat penagihan yang pertama tidak sampai kepada pelanggan.

3. Apabila surat penagihan yang kedua juga belum mendapat tanggapan atau jawaban yang memuaskan, maka penjual dapat mengirim penagihan ketiga dengan melampirkan foto copy surat penagihan pertama dan kedua yang sifatnya penegas, kapan kesanggupan pelanggan akan melunasi pembayaran tersebut.

4. Apabila surat tagihan yang ketiga inipun belum mendapat tanggapan seperti yang diharapkan, penjual dapat mengirim surat tagihan yang keempat yang menyatakan penjual terpaksa menyerahkan persoalan tersebut kepada pengadilan setempat, dengan membuat surat gugatan atau tuntutan menagih hutang dengan cara inkaso, yaitu menagih kepada banker tempat pelanggan menyimpan uangnya dengan melampirkan faktur penjualan yang belum dilunasi.

Dengan dibubuhkannya tanda tangan oleh fungsi atau bagian penagihan atau otorisasi pada bagian penjualan, maka berarti bahwa:
Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung yaitu copy surat order pengiriman yang telah ditanda tangani oleh perusahaan angkutan umum.

b. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang tercantum dalam surat keputusan Direktur Pemasaran.

c. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur penjualan berdasarkan kuanitas yang tercantum dalam copy surat pengiriman barang dan surat muatan atau bill of lading. Contoh: membuat faktur penjualan beserta tembusannya yang berdasarkan atas surat order pengiriman (tembusan).